Papierlos arbeiten mit der Software Lösung von acadon_timber

Lieber Leser, ich bin Boris Boss.

In meinem Unternehmen haben wir kürzlich mit der digitalen Archivierung von Dokumenten in der Software-Lösung acadon_timber für die Holzbranche begonnen. Das ist für uns ein echt großer Schritt. Weg von der klassischen Papier-Arbeitsweise (ausdrucken, kopieren, in verschiedene Ordner abheften) und dann mühevoll Blättern- sowie Suchen-Tätigkeit. Und hin zur digitalen Aufbewahrung unseres gesamten Schriftverkehrs.

Am einfachsten ist es, wenn Ida Ihnen das mal anhand eines Beispiels erklärt:

Eine Bestellung wurde an einen Lieferanten gesendet. Über unsere Software acadon_timber können wir nun alle schriftlichen Mitteilungen, z.B. Scans, Dokumente, Bilder und E-Mails zur Bestellung hinzufügen. Neben der Zeitersparnis besteht der große Vorteil für mich und mein ganzes Team nun darin, dass alle Benutzer im Vorgang der Bestellung auch alle dazugehörigen Dokumente einsehen können. Bestellungen können so von jedem beliebigen Mitarbeiter bei Abwesenheit oder Krankheit transparent eingesehen und weiterbearbeitet werden.

Im nächsten Schritt der Prozesskette wird die Ware geliefert. Wenn ich nun den Lieferschein des Lieferanten zur Bestellung hinzufügen möchte, kann ich diesen einfach über die „Drop Zone“ in den Vorgang schieben. Falls der Lieferschein nicht digital per Email eintrifft, kann er auch eingescannt und der Bestellung zugeordnet werden (das funktioniert entweder manuell oder via automatischer Zuordnung, indem dieser mit einem Barcode versehen wird).

Nach Erhalt der Einkaufsrechnung, kann diese ebenfalls manuell oder automatisiert und der Kaufrechnung im digitalen Archiv hinzugefügt werden. Es ist hier auch nachvollziehbar, welche Originaldokumente mir noch im Archiv fehlen.

Natürlich ist es etwas gewöhnungsbedürftig, kein Papier mehr in der Hand zu haben. Aber aufgrund der Vorteile – keine großen Aktenschränke mehr in den Büros, deutlich verringerter Zeitaufwand bei der Suche und Archivierung, transparent für alle Mitarbeiter, Überblick über die Vollständigkeit des Archivs – haben wir schnell das Vertrauen gewonnen, papierlos im Büro zu arbeiten. Das ist definitiv ein wichtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung meines Unternehmens, zu dem ich nur raten kann.

Lassen Sie sich von den Holz- und Digitalisierungsexperten der acadonAG beraten und verpassen Sie nicht meinen nächsten Blog.