Einkäufe im Handumdrehen genehmigen

So optimieren Sie Ihren Freigabeprozess im Einkauf

Als Einkäuferin habe ich zwar viele Freiheiten, aber bei einem gewissen Punkt gibt es dann doch eine Grenze – bei der Bestellsumme! Beim Einkauf versuche ich immer die besten Deals mit meinem Lieferanten auszumachen. Das geht auch gern mal über die 50.000 €–Grenze hinaus. In solchen Fällen musste ich bisher Boris Boss kontaktieren. Ich habe ihm dann per E-Mail oder telefonisch die Beleginformationen mitgeteilt, also bei welchem Lieferanten ich welchen Artikel bestellen möchte. Daraufhin musste Boris Boss im System den Beleg heraussuchen und diesen für mich genehmigen. Ganz schön viele Schritte für eine Genehmigung.

Mit dem Workflow Modul von Business Central sind jetzt nur noch wenige Klicks notwendig. In Business Central gibt es bereits vordefinierte Workflows, die für die Genehmigungen im Bereich des Einkaufs genutzt werden können. Somit musste nur die Einrichtung der Benutzer entsprechend angepasst und Boris Boss als Genehmiger definiert werden.

Bin ich nun in einer Bestellung und versuche meinen Beleg freizugeben, wird im Hintergrund geprüft, ob ich meine Bestellsummengrenze überschritten habe. Ist dies der Fall, erscheint der Status „Genehmigung ausstehend“.

Boris Boss erhält dann automatisch eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen und einem entsprechenden Link. Mit Klick auf den Link wird Business Central direkt geöffnet und die Bestellung kann freigegeben werden. Das sieht dann so aus:

Mit dem neuen Genehmigungsprozess sparen Boris Boss und ich viel Zeit. Ich muss nicht erst schauen, wie ich ihn erreiche. Sobald er Zeit hat, kann er die Bestellung direkt genehmigen, da er alle wichtigen Informationen unmittelbar auf einen Blick erhält.

Einkäufe
im Handumdrehen genehmigen.