Finden statt suchen

Top organisiert mit unserem integrierten Dokumentenmanagement

Häufig ist Boris Boss und mir schon aufgefallen, dass wir viel Zeit brauchen, um bei Detailfragen von Kunden die Originalbelege aus unseren vielen Ordnern herauszusuchen. Trotz unserer strukturierten Ablage ist es mühsam und zeitraubend. Kürzlich beispielsweise hat ein Kunde angerufen und war davon überzeugt, bereits am Original-Lieferschein auf einen erheblichen Fehler hingewiesen zu haben. Ich lief direkt zu unserer Ordnerwand, suchte den richtigen Ordner heraus, schnappte mir den Beleg und lief zurück zu meinem Arbeitsplatz. Als ich den Kunden dann zurückrief, stellte sich raus, dass er einen ganz anderen Lieferschein meinte. Also musste ich mich also erneut auf die Suche begeben… Das Ganze hat schließlich eine Stunde Arbeitszeit in Anspruch genommen.

Zeit für ein digitales Dokumentenmanagement!

Mit dem Beispiel konnte ich Boris Boss dann auch überzeugen, dass wir unser Dokumentenmanagement endlich vollständig digitalisieren müssen. Ich wusste bereits, dass es in der acadon-Branchenlösung ein integriertes Tool gibt, mit dem man jegliche Dokumente zu den jeweiligen Belegen in Business Central digital ablegen kann und sogar den Prozess der Zuweisung gescannter Dokumente wie Original-Lieferscheine oder Eingangsrechnungen automatisieren kann. Wir haben uns dann von unserem acadon Consultant zeigen lassen, wie das genau funktioniert. Wir waren begeistert und haben innerhalb von wenigen Tagen unsere Prozesse so umgestellt, dass ab sofort alle Belege in der acadon_doc.box digital abgelegt werden.

Ich kann nun jeglichen Schriftverkehr, Bilder, PDFs, Excel-Kalkulationen und alle sonstigen Dateien einfach mit einem Klick zum jeweiligen Geschäftsfall per drag-and-drop in die acadon_doc.box-Drop-Zone ziehen und so ablegen.

Über die Anzeige „Anzahl Dokumente“ sehe ich, wieviele Dokumente an diesem Beleg angefügt wurden. Mit einem Klick auf die Zahl öffnet sich die acadon_doc.box und man kann in der Vorschau auch gleich die Inhalte überfliegen sowie die Dokumente öffnen.

Wenn heute ein Kunde wegen eines Lieferscheins oder einer Rechnung anruft, kann ich die Fragen gleich beantworten. Ich brauche weder aufzustehen und zu suchen, noch den Kunden zurückzurufen.  Mein Chef bereut ein bisschen, dass wir nicht früher auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem gesetzt haben.

Jetzt mit dem Belegverlauf Ihre Geschäftsfälle einfach nachvollziehen

Geschäftsfälle sind jetzt auch viel einfacher nachzuvollziehen. Durch die „Navigate“-Funktion der acadon_doc.box bekomme ich einen Überblick über den Belegverlauf des jeweiligen Geschäftsfall. Ich kann mit einem Klick wieder entweder in den Original-Beleg in acadon_doc.box oder in den BC-Beleg springen.

Ich bin sehr froh, dass wir uns zur Nutzung dieses Dokumentenmanagementsystems entschieden haben. Da es direkt in unsere acadon-Lösung integriert ist, kann ich mit der Software, die ich sowieso für nahezu alle meine Tätigkeiten nutze, noch schneller Kundenanfragen beantworten. Auch viele weitere Aufgaben kann ich schneller erledigen. Ein Blick in ein Angebot oder Lieferschein ist jetzt mit einem Klick möglich.

Wissen Sie, was außerdem besonders hilfreich ist? Alle Dokumente liegen so jedem aus unserem Team vor. Jeder hat ja diesen einen Kollegen, der Belege nicht sofort wieder einheftet. Jetzt öffnet jeder die Dokumente digital an seinem Rechner und kein Beleg geht in einem Ablagestapel unter.

Wünschen Sie sich auch eine übersichtliche, digitale Dokumentenablage, mit der Sie schneller und transparenter Arbeiten können? Dann lassen Sie sich von Ihren kompetenten acadon Consultants beraten.

Hier erfahren Sie noch mehr über unsere acadon_doc.box