Sinds kort zijn we begonnen met digitaal archiveren in de acadon_timber oplossing. Dit bespaart ons op kantoor zeker 1 uur per week per persoon. Ze hoeven geen papieren meer op te bergen in allemaal verschillende ordners. En het bespaart ontzettend veel tijd met het opzoeken van documenten.
Het meest makkelijke is, als ik het u via een voorbeeld uitleg:
Er is een bestelling verstuurd naar een leverancier. Alle schriftelijke communicatie kan eenvoudig toevoegen aan de inkooporder zowel documenten als mails. Het grote voordeel is naast tijdsbesparing dat ook alle users het kunnen inzien.
De goederen worden geleverd. De pakbon van de leverancier wil ik bij de inkooporder toevoegen. Krijg ik deze per mail, dan kan ik die ook zo in de zogeheten Drop Zone schuiven. En anders kan ik hem inscannen en toewijzen aan de order (kan zelfs nog zo ingericht worden, dat het automatisch toegewezen wordt).
Vanuit de order kan ik het digitale archief openen. Als het een PDF file is wordt er gelijk rechts een voorbeeld aangegeven. Maar ik kan het document / mail ook eenvoudig openen via “Weergeven” of zelfs gelijk per mail versturen.
Nadat wij de inkoopfactuur hebben ontvangen (in dit geval per post), scannen wij deze ook in en komt deze bij de inkoopfactuur in het digitaal archief. En vanuit de geboekte inkoopfactuur kan ik ook nog eens zien welke documenten er allemaal bij de inkooporder horen. En deze kan ik dan van hieruit ook weer openen.
Het is uiteraard even wennen aan de gedachte van geen papier meer in de hand. Maar door de voordelen zoals geen archiefkasten, geen uren meer voor zoeken en archiveren, alles voor iedereen inzichtelijk, kregen we snel het vertrouwen in papierloos werken op kantoor.
info@acadon.nl
