Een succesvolle ERP implemantie

Hoge investeringskosten en de benodigde inzet zijn een paar argumenten waardoor minder enthousiast naar een (nieuw) ERP systeem gekeken wordt. In de praktijk wordt het pas echt omslachtig wanneer het project niet naar wens verloopt.

Lees daarom de 7 regels die leiden tot een succesvol implementatie project met zo weinig mogelijk inzet:

1. Zoek een partner die bij u past
   Er zijn veel software – oplossingen en aanbieders. Maar niet iedere aanbieder past bij uw onderneming. Zoek een partner die de benodigde kennis van uw branche heeft. Daardoor begrijpt hij uw producten en bedrijfsprocessen beter. Dit geldt ook voor de ERP oplossing zelf. U heeft een systeem nodig die op de eisen en behoeftes van uw branche is ontwikkeld. U zult anders snel de grenzen van het systeem tegenkomen. Branche aanbiedingen bieden een aanzienlijke meerwaarde tegenover een standaard systeem. De hogere investering verdient u snel terug.
2. Voorbereiding is alles – vanaf het begin alles goed doen
   Investeer tijd in de planning- en startfase en doe afstand van de zogenoemde “Quick Wins”. De makkelijkste weg is niet altijd de beste weg. Bedenk goed welke richting u op wilt en richt uw ERP systeem van begin af aan goed in. Dat betekent waarschijnlijk extra aandacht voor uw stamdata. Later heeft u daar alleen maar profijt van.
3. Sta open voor iets nieuws
   Let op dat het nieuwe systeem geen kopie wordt van het oude systeem. Profiteer juist van de nieuwe mogelijkheden. Vasthouden aan oude structuren blokkeert de implementering en verhindert dat u zich richt op de toekomstige ontwikkelingen. Gebruik deze kans om uw processen te optimaliseren.
4. Stabiel change-management
   Een nieuw ERP systeem heeft – in positieve zin- grote invloed op uw bedrijfsprocessen. Bereid uw collega’s voor op de veranderingen. Betrek iedereen bij het veranderingsproces om draagkracht te creëren in uw organisatie. Laat daarom ook zien waarom deze verandering zinvol is en op welke manier zij ervan profiteren.
5. Step by step
   Verdeel de implementatie in fases. Vooral bij een nieuwe implementatie kunnen de “nice to have” zaken in een fase 2. In grote ondernemingen kan het zelfs interessant zijn om per afdeling of per vestiging het project aan te gaan. Het advies is daarbij wel daar niet teveel tijd overheen te laten gaan.
6. Investeer in kennis
   Bespaar niet op de verkeerde manier. Een goede scholing van de collega’s is een must. Ze moeten niet alleen weten wat ze moeten doen maar vooral ook begrijpen waarom ze dat moeten doen. Let er dus op of uw IT partner een uitgebreid trainingsprogramma aanbiedt.
7. Ga de strijd aan tegen traditioneel werken
   Personen vallen graag terug in oude gewoontes. Helemaal als je al jaren op een bepaalde manier gewerkt hebt. Nieuwe functies en processen moeten een vanzelfsprekendheid worden. Dat red je niet met één keer testen en doornemen. Vooral de eerste maanden na de livegang moet hierop gelet worden.

Wanneer u zich aan deze 7 regels houdt, staat een succesvolle ERP implementatie u niet meer in de weg.